عند إضافة تعليقات إلى مستند Word أو جدول بيانات Excel أو عرض تقديمي لـ PowerPoint ، يتيح لك Office 365 الإشارة إلى مستخدم آخر باستخدام علامة "@" (مثل معظم تطبيقات الدردشة). إليك ما يشير إليه Office 365 وكيفية استخدامه بفعالية.
تعتبر الإشارات منطقية فقط عندما تعمل مع أشخاص آخرين ، لذلك على الرغم من أنه يمكنك استخدامها مع اشتراك Office 365 (O365) الشخصي ، فستحتاج إلى إضافة أشخاص آخرين إلى هذا الاشتراك حتى يتمكنوا من الاستخدام كثيرًا. وهذا يعني أن الإشارات تميل إلى أن تكون أكثر فائدة داخل منظمة حيث يمتلك الجميع ترخيص O365.
لن تستخدم أبدًا Word أو Excel أو PowerPoint كتطبيقات دردشة ، ولكن هذا لا يعني أنك تريد ترك الملف الذي تراجعه لإرسال رسالة إلى المؤلف. في السابق ، كان بإمكانك إضافة تعليقات إلى ملف Office ليتمكن أي شخص آخر من الوصول إلى هذا الملف لقراءته ، ولكن ذلك يعتمد على فتح الملف وقراءة التعليقات. مع الإشارات ، يمكنك إرسال رسالة إلى شخص ما بشكل استباقي.
قد تكون هذه الرسالة عبارة عن سؤال ("ساندرا ، هل يمكنك التأكد من صحة هذه الأرقام؟") ، أو تعديل ("جون ، هذا القسم كثير الكلام ، هل يمكنك قصه من فضلك.") ، أو ببساطة تعليق ("جان ، أحب هذه الشريحة ، هذه فعالة حقًا "). مهما كان الأمر ، سوف ترسل إشارة تلقائيًا إلى هذا الشخص تنبيهًا عبر البريد الإلكتروني مع رابط للتعليق. لا مزيد من الانتظار حتى يقوم شخص بفتح الملف "فقط في حالة" قمت بإضافة تعليق!
سنوضح ذلك باستخدام Word ، ولكن العملية هي نفسها تمامًا في Excel و PowerPoint.
حدد النص الذي تريد التعليق عليه ثم انقر فوق إدراج> تعليق جديد (أو انقر بزر الماوس الأيمن فوق النص المميز وحدد "تعليق جديد" من قائمة السياق).
في مربع التعليق الذي يظهر ، اكتب "@" واسم الشخص الذي تريد ذكره. اكتب بقية رسالتك ثم انقر على زر "نشر".
هذا كل شيء ، لقد ذكرت شخصًا ما.
سيتلقى الشخص الذي ذكرته تنبيهًا عبر البريد الإلكتروني يعرض تعليقك والنص الذي علقت عليه وزرًا لنقلهم مباشرة إلى تعليقك في المستند.
يذكر بشكل عام في تطبيقات Microsoft للهواتف المحمولة وتطبيقات الويب وعملاء سطح المكتب لكل من Word و Excel و PowerPoint.
يحتوي تنبيه البريد الإلكتروني على وظائف إضافية ستعرض أيضًا أي سلسلة تعليقات ، وسياق المستند المحيط ، وتمنحك القدرة على الرد على التعليق من البريد الإلكتروني.
تتوفر هذه الوظيفة الإضافية في تطبيقات الهاتف المحمول وتطبيقات الويب لـ Word و Excel و PowerPoint وعميل Excel (الإصدار 1911 أو أحدث لنظام التشغيل Windows ، الإصدار 16.31 أو أحدث لنظام التشغيل Mac). ستحصل تنبيهات البريد الإلكتروني من تطبيقات عميل Word و PowerPoint على هذه الوظيفة الإضافية في وقت ما في عام 2020.